Henkilöstöön liittyvien prosessien, käytäntöjen ja pelisääntöjen ajantasaisuus on syytä aika ajoin varmistaa. Erityisesti yrityksen kasvaessa, kasvavat myös henkilöstöön liittyvät tarpeet. Yrityksen alkuvaiheessa rekrytoinnit ja muut päivittäiset työsuhdeasiat ovat voineet hoitua osana muita tehtäviä – sen kuuluisan ”jonkun” toimesta –, mutta henkilöstön kasvaessa erillinen HR-resurssi voi olla kannattava investointi.
Jos yhtiön HR-vastuut jäävät muiden tehtävien varjoon, seurauksena voi olla venyviä rekrytointeja, vaihtelevia työsopimuksia ja -käytäntöjä tai työhyvinvoinnin haasteita, jotka voivat näkyä kasvavana vaihtuvuutena tai työntekijöiden kuormittumisena. Tämä puolestaan voi hidastaa organisaation kehittymistä ja vaikuttaa työnantajamielikuvaan. Ongelmat voivat kasautua hiljalleen, kunnes niistä tulee todellinen este kasvulle tai liiketoiminnan jatkuvuudelle.
Mainehaitan ja liiketoiminnan jarruttamisen lisäksi henkilöstövastuiden laiminlyönti voi näkyä yrityksen kassassa kalliiden riitatilanteiden muodossa. Jos työehtosopimuksia ei tulkita oikein, ongelmatilanteisiin ei puututa ajoissa tai syntyy epätasapuolisia käytäntöjä, yritys voi joutua maksamaan tästä paitsi ajallisesti myös taloudellisesti. Näiden riskien välttämiseksi HR-asioihin panostaminen on välttämätöntä.
Sen sijaan, että yritys sitoutuisi pitkään rekrytointiprosessiin ja palkkaamaan kokoaikaisen työsuhteisen HR-asiantuntijan, saati HR-juristin, asiantuntijatyön voi ulkoistaa ja hankkia apua juuri siksi ajaksi ja juuri siihen tarpeeseen, joka on ajankohtainen.
Oikean asiantuntijan valinta
Kun organisaatio tarvitsee henkilöstöhallinnon kehittämistä, rekrytointien tai perehdytysten sujuvoittamista tai juridista asiantuntemusta työsuhdekysymyksissä, on tärkeää valita juuri oikeanlainen tuki. HR-asiantuntija voi auttaa muun muassa rekrytoinneissa, henkilöstön kehittämisessä, organisaatiokulttuurin luomisessa ja työhyvinvoinnin edistämisessä. HR-juristi sen sijaan on erikoistunut työoikeuteen ja henkilöstöhallinnon juridisiin kysymyksiin. Hänen tehtäviinsä kuuluu muun muassa työsopimusten laatiminen, työehtosopimusten tulkinta, irtisanomistilanteiden hallinta, työriitojen ratkaisu ja yrityksen juridisten riskien hallinta työsuhdeasioissa.
Koska henkilöstöasiat ja työoikeus kulkevat käsi kädessä, voi olla tehokkaampaa yhdistää nämä palvelut saman asiantuntijatiimin hoidettavaksi kuin hajauttaa vastuut eri toimijoille, esimerkiksi HR-asiantuntijapalvelut tilitoimistolle ja juristipalvelut lakitoimistolle. Keskittämällä asiantuntijapalveluiden hankinnan, yritys saa kattavan tuen henkilöstöjohtamiseen ja juridisten riskien minimointiin. Tämä ei ainoastaan säästä aikaa ja resursseja, vaan auttaa tekemään päätöksiä, jotka tukevat organisaation kasvua ja kehitystä pitkällä aikavälillä.
Esimerkkejä onnistuneista ulkoistamistilanteista
Yrityksen HR-asioihin liittyvät tarpeet vaihtelevat yrityksen elinkaaren eri vaiheissa. Yrityksen alkuvaiheessa on tärkeää varmistaa esimerkiksi se, että työsopimukset ovat laadittu asianmukaisesti. Suomessa ei esimerkiksi ole työsuhdetekijänoikeutta, jolloin työsopimukseen on syytä kirjata lauseke, jolla varmistetaan, että työnantaja voi täysimääräisesti hyödyntää työsuhteessa luotuja immateriaalioikeuksia. Samoin on tärkeää varmistaa, että yrityksen alkuvaiheesta lähtien työsopimukset ja työsuhdekäytännöt muodostuvat tasapuolisiksi.
Kun yrityksen omistajat alkuvaiheen jälkeen suunnittelevat exitiä, katse on usein kaupallisissa näkökohdissa. Tästä huolimatta henkilöstöasioiden merkitys ei ole vähäinen, vaan sillä voi olla merkittäviä vaikutuksia yritysjärjestelyn onnistumiseen ja sujuvaan integraatioon. Työsuhdeasiat voivat muodostaa paitsi merkittäviä taloudellisia riskejä, myös vaikuttaa liiketoiminnan jatkuvuuteen. Kokemuksemme mukaan due diligence -prosesseissa henkilöstöasioista paljastuu usein puutteita, jotka voivat vaikuttaa kaupan ehtoihin tai johtaa myöhemmin tarvittaviin korjaaviin toimenpiteisiin. Työsuhdeasioihin liittyvät riskit ovat osa kokonaisuutta ja voivat vaikuttaa arvonmääritykseen ja yrityskaupan onnistumiseen. Exitiä valmistelevan myyjän onkin syytä laittaa henkilöstöasiat ja pakolliset HR-dokumentit kuntoon hyvissä ajoin ennen kuin yrityskauppaneuvottelut ja sen due diligence -vaihe alkaa.
Kun kasvuyrityksissä painopiste on usein prosessien ja dokumentaation luomisessa, vakiintuneessa suuressa yrityksessä on usein oma HR-osastonsa, mahdollisesti jopa omat HR-juristinsa, ja sitä kautta jo vakiintuneita HR-käytäntöjäkin. Tällöin ulkopuolisen avun hankkiminen voi tulla kyseeseen esimerkiksi silloin, kun suunnitellaan ja toteutetaan esihenkilöiden koulutuskokonaisuus tai uuden HR-järjestelmän käyttöönotto taikka päivitetään HR-käytäntöjä yrityskaupan jälkeisen integraation yhteydessä. HR-juristi voi taas olla sparrauskumppani monimutkaisiin tulkintatilanteisiin tai paikallisen sopimuksen neuvottelemiseen taikka voi ottaa hoitaakseen esimerkiksi työsuhdejuristin perhevapaasijaisuuden.
Investointi sujuvampaan arkeen ja pitkäaikaiseen menestykseen
Ulkoistettujen HR-palveluiden tai HR-lakipalveluiden hankkiminen voi tuntua isolta investoinnilta, mutta usein se on yritykselle taloudellisesti järkevämpi vaihtoehto kuin työsuhteisen asiantuntijan palkkaaminen. Ulkopuolisen asiantuntijan voi ottaa mukaan projektinomaisesti juuri niin pitkäksi aikaa ja juuri siihen tarpeeseen kuin on järkevää. Toisaalta säännöllinen, jatkuva tuki voi olla kustannustehokas tapa varmistaa, että henkilöstöasiat hoidetaan asiantuntevasti ja viimeisimmän tulkintakäytännön mukaisesti päivästä toiseen. Kun kulut ovat ennakoitavia ja skaalautuvat yrityksen tilanteen mukaan, resurssit voidaan kohdentaa oikeisiin asioihin.
Folksin asiantuntijapalvelut voidaan räätälöidä tarpeeseen juuri sopivan kokoiseksi. Hoidamme esimerkiksi kokoaikaisen HR-juristin tai HR-päällikön sijaisuuden tyypillisesti siten, että Folksin asiantuntija on asiakasyrityksen käytössä päivittäin kuitenkin niin, että laskennallisesti viikossa työpäiviä on yhteensä kaksi tai kolme. Kokemuksemme parhaista käytännöistä siis auttaa hoitamaan sijaisuudet siten, ettei tarvetta kokoaikaiselle sijaisuudelle ole, mutta yritys saa kuitenkin toivomaansa päivittäin tukea HR-asioiden tai HR-juridiikan hoitoon. Lisäksi Folksin HR-asiantuntijalla tai HR-juristilla on takanaan koko Folksin muu tiimi, jolloin yhdellä palvelukokonaisuudella saa käyttöönsä laajan asiantuntemukseen. Näin voidaan esimerkiksi varmistaa se, että yhtiön palkitsemisjärjestelmä on rakennettu myös yhtiöoikeuden näkökulmasta asianmukaisesti.
Lopuksi
Yhteenvedonomaisesti voi todeta, että ulkoistaminen tuo yritykselle monia etuja, joista keskeisimpiä ovat kustannustehokkuus, joustavuus ja asiantuntemus. Se tarjoaa taloudellisesti hallitun ratkaisun henkilöstöresurssien käyttöön ja mahdollistaa palvelun joustavan hyödyntämisen tarpeen mukaan. Lisäksi yritys saa käyttöönsä ajantasaisen tiedon työoikeudesta ja henkilöstöhallinnon parhaista käytännöistä, mikä vähentää riskiä työlainsäädännön rikkomuksista ja kalliista riitatilanteista. Ulkoistaminen tukee myös strategista johtamista, sillä johto ja esihenkilöt voivat keskittyä liiketoiminnan kehittämiseen sen sijaan, että aikaa kuluisi hallinnollisiin velvoitteisiin.
Hyvä henkilöstöhallinto vaikuttaa suoraan yrityksen kykyyn kehittyä ja kasvaa. Jos oman HR-asiantuntijan tai -juristin palkkaaminen ei ole ajankohtaista tai tarvitset tukea olemassa olevalle HR-tiimille, niin otathan yhteyttä Kaisaan ja Satuun. He keskustelevat mielellään yrityksesi tarpeista ja voitte yhdessä räätälöidä parhaan ratkaisun juuri teille.
Kaisa Salo Counsel
Satu Edberg
HR- ja toimistopäällikkö
Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.