Julkiset hankinnat tarjoavat yrityksille merkittäviä liiketoimintamahdollisuuksia. Samalla ne voivat kuitenkin tuntua jäykiltä ja vaikeasti lähestyttäviltä, erityisesti kun hankinnan sisältö ja ehdot määritellään tiukasti. Palveluntarjoajilla on kuitenkin erilaisia keinoja vaikuttaa hankintojen sisältöön ja sopimusehtoihin – kunhan se tehdään oikeaan aikaan ja oikealla tavalla.
Julkisen hankinnan prosessi on jäykin hankintalain mukaiset kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa, joissa hankinta kilpailutetaan. Kynnysarvot alittavissa hankinnoissa ja suorahankinnoissa on tyypillisesti enemmän liikkumavaraa ja tarjoajan neuvottelumahdollisuudet ovat paremmat. Siksi keskitymme tässä blogitekstissä ensisijaisesti siihen, millä keinoilla tarjoajat voivat vaikuttaa hankintoihin, jotka hankintalain mukaisesti kilpailutetaan.
Hankintaprosessin keskeiset vaiheet
Markkinavuoropuhelu / valmistelu
Hankintayksikkö voi järjestää ennen varsinaista tarjouspyyntöä markkinavuoropuhelun tai vastaavan vaiheen, jossa potentiaaliset tarjoajat voivat esitellä ratkaisujaan, kommentoida tarjouspyyntöluonnoksia ja tuoda esiin näkökulmia, jotka hankintayksikön tulisi huomioida. Markkinavuoropuhelu on tyypillisesti paras aika vaikuttaa hankinnan sisältöön ja sopimusehtoihin, sillä tarjoajat voivat tuoda ajatuksiaan ja ehdotuksiaan esiin matalalla kynnyksellä, ja hankintayksiköllä on mahdollisuus huomioida tarjoajien kommentit lopullisessa tarjouspyynnössä. Tarjoajan kannattaa perustella ehdotuksensa huolellisesti ja tuoda esiin myös ehdotuksen hyödyt hankintayksikölle itselleen, kuten esimerkiksi ehdotuksen hintaa laskeva vaikutus.
Vaikka hankinnassa ei olisi varsinaista markkinavuoropuheluvaihetta, tarjoajalla voi olla rajatusti mahdollisuus osallistua valmisteluvaiheeseen vapaamuotoisessa yhteistyössä hankintayksikön kanssa. Tällöin molempien osapuolien on kuitenkin oltava tarkkana siitä, että osallistuminen valmisteluun ei vääristä kilpailua. Jos osallistuminen vääristää kilpailua, hankintayksikkö voi sulkea tarjoajan pois menettelystä. Mikäli siis epävirallista yhteistyötä valmisteluvaiheessa halutaan tehdä, yhteistyö kannattaa toteuttaa mahdollisimman objektiivisesti, jotta tarjoajalla säilyy mahdollisuus tulla valituksi kyseisen hankinnan toimittajaksi.
Tarjouspyyntö
Kun lopullinen tarjouspyyntö on julkaistu, tarjoajien mahdollisuudet vaikuttaa hankinnan sisältöön ja ehtoihin ovat rajallisemmat kuin valmisteluvaiheessa. Tarjoajilla on kuitenkin mahdollisuus jättää tarjouspyynnöstä kysymyksiä hankintayksikölle tarjouspyynnössä kuvattuun määräaikaan mennessä. Jos hankintaan ei ole syystä tai toisesta pystytty vaikuttamaan etukäteen, ja lopullisessa tarjouspyynnössä on esimerkiksi mahdottomia vaatimuksia tai tarjouksen jättämisen estäviä sopimusehtoja, näistä kannattaa lähtökohtaisesti jättää huolellisesti muotoiltu kysymys. Hyvin muotoiltu kysymys voi saada hankintayksikön tarkentamaan tai muuttamaan tarjouspyyntöä. Hankintayksikkö vastaa määräaikaan mennessä jätettyihin kysymyksiin yhteisesti kaikille tarjoajille siten, että tarjoajat pystyvät huomioimaan vastaukset jättäessään tarjouksen.
Jos yksittäisten ongelmakohtien sijaan tarjouspyyntö on kokonaisuudessaan ongelmallinen esimerkiksi siksi, että se suosii perusteettomasti tiettyä tarjoajaa, kysymysvaihe toimii väylänä tuoda laajempi ongelma hankintayksikön tietoon. Laajemmasta ongelmasta jätetyn kysymyksen myötä hankintayksikkö voi muokata tarjouspyyntöä julkaisemalla korjausilmoituksen tai äärimmäisessä tilanteessa jopa keskeyttää kilpailutuksen ja käynnistää sen uudestaan erillisellä menettelyllä.
Tarjous
Kun lopullista tarjouspyyntöä koskeva kysymysten jättämisen määräaika on umpeutunut, tarjoajan mahdollisuudet vaikuttaa hankintaan ovat hyvin rajalliset. Jos tarjouspyyntöön on kuitenkin jäänyt vaatimuksia, joita tarjoaja ei kykene toteuttamaan tai hyväksymään, vaihtoehtona voi olla varauman sisällyttäminen tarjoukseen. Varaumat ovat kuitenkin hankintalain näkökulmasta haasteellisia, sillä varauman myötä tarjousta voidaan pitää tarjouspyynnön vastaisena, jolloin hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous. Erityisesti hankintalaissa kuvatut kilpailuttamisen kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa edellytetään pääsääntöisesti, että tarjoajat hyväksyvät tarjouspyynnön ja sen ehdot sellaisenaan. Vaikka varaumaan liittyy riskiä sekä tarjoajan että hankintayksikön näkökulmasta, varaumaa voi harkita viimesijaisena keinona, jos hankintaan ei ole kyetty vaikuttamaan aikaisemmassa vaiheessa.
Varsinaisten varaumien ohella tarjoukseen voidaan sisällyttää tarkennuksia, jotka eivät ole ristiriidassa tarjouspyynnön kanssa. Tällaisilla tarkennuksilla voidaan esimerkiksi selventää epäselvän vaatimuksen tai sopimusehdon tulkintaa tai kuvata tarjoajan ehdotus sellaisen seikan osalta, johon ei ole lainkaan otettu kantaa tarjouspyynnössä. Tarkennukset on syytä muotoilla huolellisesti, jotta vältytään tarpeettomilta tarjouspyynnön vastaisilta varaumilta.
Sopimuksen allekirjoittaminen
Kun tarjous on jätetty, liikkumavaraa tarjouspyynnön vaatimusten ja ehtojen muuttamisen osalta ei tyypillisesti juurikaan ole. Tarjouspyynnön pohjalta epäselväksi jääneistä seikoista voi olla mahdollista neuvotella vielä tarjouksen jättämisen jälkeen, mutta varsinaisia muutoksia vaatimuksiin ja ehtoihin voi olla hyvin hankalaa enää tässä vaiheessa tehdä. Olennaisia muutoksia tarjouspyyntöön ei tyypillisesti enää tässä vaiheessa tehdä, sillä tällaiset muutokset voisivat vaarantaa tarjoajien tasapuolisen kohtelun, mikä olisi hankintalain vastainen toimintatapa.
Tarjoajan on tärkeää huomioida, että usein tarjouspyynnössä on kuvattu, että jättämällä tarjouksen tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnön vaatimukset ja ehdot sellaisenaan itseään sitoviksi. Joissain tarjouspyynnöissä todetaan myös nimenomaisesti, että tarjoaja sitoutuu allekirjoittamaan tarjouspyynnön mukaisen sopimuksen, mikäli tarjoaja voittaa kilpailutuksen. Jos tarjoukseen ei ole sisällytetty tarjouspyynnöstä poikkeavaa varaumaa, tarjoajalla ei siis välttämättä ole enää tarjouksen jättämisen jälkeen mahdollisuutta edellyttää, että tarjouspyynnön vaatimuksista tai ehdoista neuvotellaan ennen sopimuksen allekirjoittamista.
+ Jatkuva dialogi
Jos toimittajalla ja hankintayksiköllä on potentiaalia tehdä yhteistyötä laaja-alaisemmin, hyvän vuorovaikutussuhteen rakentaminen on tärkeä elementti hankintojen onnistuneessa toteuttamisessa. Kun yhteistyölle on rakennettu perusta, tarjoajalla voi olla hyvät mahdollisuudet käydä hankintayksikön kanssa avointa dialogia yksittäisiä hankintoja laajemminkin. Avoimessa dialogissa voidaan esimerkiksi kartoittaa tulevia tarpeita tai käydä yleistä keskustelua siitä, millaisilla sopimusehdoilla hankinnat olisivat sekä tarjoajille että hankintayksikölle toteuttamiskelpoisia. Avoin dialogi voi olla hyvä väylä tuoda esimerkiksi esiin, millaiset sopimusehdot tyypillisesti estävät tarjouksen jättämisen tai nostavat tarpeettomasti tarjouksen hintaa. On hankintayksikönkin etu, että se saa mahdollisimman monelta tarjoajalta mahdollisimman kilpailukykyisiä tarjouksia.
Myös avoimessa dialogissa on kuitenkin syytä muistaa, että dialogi ei saa johtaa kilpailun vääristymiseen eikä syrjimättömyyden ja avoimuuden periaatteiden vastaiseen menettelyyn.
Lopuksi
Vaikuttaminen julkisiin hankintoihin vaatii aktiivista otetta ja strategista ajattelua. Tärkeintä on tunnistaa, missä vaiheessa vaikuttaminen on mahdollista ja millä tavoin vaikuttaminen kannattaa kussakin vaiheessa toteuttaa. Hyvä vuoropuhelu, selkeä viestintä ja ratkaisukeskeisyys ovat keinoja, jotka edistävät vaikuttamisen onnistumista ja luovat pohjan molempia osapuolia hyödyttävän yhteistyön rakentamiselle.
Autamme mielellämme tarkemmin julkisiin hankintoihin liittyvissä kysymyksissä!
Katri Aarnio
Counsel
050 306 2031
Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.