Etä- ja toimistotyön tasapaino nousee toistuvasti esiin LinkedIn-keskusteluissa ja uutisotsikoissa, mistä johtuen moni suomalainen yritys pohtii kuumeisesti, kuinka työntekoa tulisi järjestää nyt ja tulevaisuudessa. Työnantajat ja työntekijät voivat lähestyä tätä kysymystä eri näkökulmista: työnantaja saattaa painottaa innovoinnin ja yhteisöllisyyden säilymistä, kun taas työntekijä arvostaa joustoa ja itsenäisyyttä työn tekemisen tavoissa.
Väitän, että olennaista ei kuitenkaan ole valinta etä- tai toimistotyön välillä, vaan työn merkityksellisyyden löytäminen. Tämä nostaa esiin perustavanlaatuisen kysymyksen: miten luoda työyhteisö, jossa jokainen kokee itsensä tärkeäksi ja työnsä merkitykselliseksi – riippumatta siitä, missä työ tapahtuu?
Etä- ja toimistotyön tasapainoon liittyvä keskustelu tuo esiin myös HR:n perustehtävät. Jotta organisaatio voi valita sille parhaat työskentelymallit, tarvitaan ensin vankka pohja: selkeät, yhteisesti sovitut pelisäännöt, ajantasaiset käytännöt sekä turvallisuutta ja hyvinvointia edistävät toimintamallit. Tämä antaa esihenkilöille työkalut tukea ja ohjata tiimejään tavalla, joka vahvistaa organisaation tavoitteita ja tukee koko työyhteisön kehitystä. Vahva HR-kivijalka luo yritykselle pohjan, jonka varaan kulttuuria ja ilmapiiriä voidaan kehittää niin, että työnteko sujuu – riippumatta siitä, missä työ tapahtuu.
Kivijalan rakentaminen: ohjeet ja dokumentaatio kuntoon
Hyvän työilmapiirin ja toimivan työyhteisön lähtökohta on selkeissä, yhdessä sovituissa säännöissä ja arvoissa. Työelämän joustavuuden kasvaessa on entistä tärkeämpää, että organisaatiossa on tarkasti määriteltyjä ja yhtenäisiä käytäntöjä, jotta työntekijöillä on selkeä kuva siitä, mitä heiltä odotetaan ja millaiset pelisäännöt ohjaavat jokapäiväistä toimintaa.
On syytä muistaa, että kulttuuri syntyy organisaatioon, vaikka sitä ei aktiivisesti rakennettaisikaan – jokapäiväiset teot, kohtaamiset ja sallitut käytännöt muovaavat sitä lähes huomaamatta. Työpaikan ilmapiiri rakentuu pitkälti siitä, millaista käytöstä sallitaan. Jos esimerkiksi negatiivisia toimintatapoja tai epäasiallista käytöstä hiljaisesti hyväksytään, ne voivat ajan mittaan muuttua osaksi organisaation arkea ja vaikuttaa kielteisesti koko työyhteisöön.
HR:llä on merkittävä rooli toimintatapojen rakentamisessa ja ylläpitämisessä, jotta ne tukevat positiivista ilmapiiriä ja yhteisöllisyyttä. Esihenkilöille on tarjottava selkeät ja johdonmukaiset toimintamallit työyhteisöä heikentävien tilanteiden tunnistamiseen ja puuttumiseen: koulutusta tilanteiden havaitsemiseen, ohjeita epäasialliseen käytökseen puuttumiseen sekä prosesseja, jotka tukevat työntekijöiden hyvinvointia arjessa. Kun esihenkilöillä on selkeät toimintamallit ja riittävä tuki, he voivat puuttua tilanteisiin ajoissa ja rakentaa näin luottamusta ja avoimuutta koko työyhteisöön.
Työilmapiiri ja kulttuuri eivät synny pakottamalla tai houkuttimilla
Ajankohtainen keskustelu etätyön ja toimistotyön ympärillä on tuonut esiin erilaisia lähestymistapoja työyhteisön kehittämiseen. Monet yritykset ovat esimerkiksi panostaneet fyysiseen työympäristöönsä – toimistotiloihin, joissa on pingispöytiä, kahvilamaisia lounge-tiloja ja muita houkuttimia. Näillä pyritään luomaan satunnaisia kohtaamisia ja edistämään viihtyvyyttä, mutta tällaiset puitteet eivät yksin riitä. Aidosti toimiva työilmapiiri ja kulttuuri rakentuvat merkityksellisen työn ja selkeiden toimintatapojen kautta.
Kulttuurin rakentaminen on jatkuvaa työtä, ja tärkeintä on luoda aitoja kohtaamisia ja toimintatapoja, jotka tukevat yhteisöllisyyttä ja työn merkityksellisyyttä. Hybridityön aikakaudella HR:n rooli on varmistaa, että organisaatiolla on käytössään toimintamalleja, jotka edistävät yhteisöllisyyttä ja yhteisiä tavoitteita. Vaikka monet asiat sujuvat etätyössä tehokkaasti, on kuitenkin myönnettävä, että tietyt kohtaamiset toimivat parhaiten kasvokkain. Onnistunut kulttuuri houkuttelee ihmisiä toimistolle siksi, että he haluavat kohdata kollegansa kasvokkain ja vahvistaa yhteishenkeä. Kun ilmapiiri ja kulttuuri on rakennettu ja se on rakentunut oikein, työntekijät tulevat mielellään toimistolle jakamaan ajatuksia ja kokemuksia, eivät siksi, että heitä siihen pakotettaisiin, vaan siksi, että yhdessä oleminen rikastuttaa arkea ja tukee merkityksellistä työyhteisöä.
Joustavat ratkaisut vaihtuviin henkilöstötarpeisiin
HR-toiminnon merkitys ei rajoitu lakisääteisiin tehtäviin – sen avulla yritys voi varmistaa joustavat ratkaisut muuttuviin tilanteisiin ilman hallinnollista kuormitusta. Moni organisaatio kohtaa tilanteita, joissa tarvitaan henkilöstöresurssien täydennystä tilapäisesti, esimerkiksi vanhempainvapaiden, ruuhkahuippujen tai projektien ajaksi. Ulkoistettu HR mahdollistaa resurssien täsmällisen ja joustavan lisäyksen silloin, kun tarve on suurin, mikä pitää toiminnan sujuvana ja auttaa välttämään pitkiä, kustannuksiltaan raskaita rekrytointiprosesseja.
Samalla ulkoistettu HR tuo tarvittaessa käyttöön erityisasiantuntijoita, jotka tukevat muutostilanteissa tai esimerkiksi rekrytointiprosessien suunnittelussa. Tällainen joustava tuki mahdollistaa, että organisaation omat resurssit voivat keskittyä ydintehtäviinsä, ja että HR toimii tehokkaasti kaikissa tilanteissa.
Milloin ulkoistettu HR on kannattava ratkaisu?
Yrityksen HR-toiminnon ulkoistaminen voi tuoda ratkaisevaa lisäarvoa erityisesti tilanteissa, joissa tarvitaan asiantuntevaa ja joustavaa tukea ilman pitkäaikaista sitoutumista. Ulkoistettu HR on hyödyllinen esimerkiksi, kun
HR-toimintoa ollaan rakentamassa tai kehittämässä, ja tarvitaan asiantuntija, joka auttaa luomaan pohjan sujuvalle henkilöstöhallinnolle ja hyvälle työilmapiirille.
tarvitaan sijaisuuksia tai tuurausta henkilöstön väliaikaisiin poissaoloihin – kustannustehokas ratkaisu ilman työsuhteen hallinnollista kuormaa.
organisaatio tarvitsee lisäkäsiä arkeen tai projekteihin, jolloin HR-asiantuntija tuo tarkasti määriteltyä ja joustavaa apua niin, että organisaation omat resurssit voidaan keskittää ydintehtäviin.
Folks tarjoaa organisaatioille asiantuntevaa HR-tukea, joka auttaa rakentamaan yhtenäistä, joustavaa ja pitkäjänteistä kulttuuria. Samalla käytössä on tarvittaessa kokenut työoikeudellinen tuki, jonka avulla varmistetaan, että henkilöstöhallinto toimii lain ja parhaiden käytäntöjen mukaisesti. Tämä mahdollistaa sen, että yrityksessä voidaan keskittyä henkilöstön hyvinvointiin ja sujuvaan arkeen kaikissa tilanteissa.
Ota yhteyttä – katsotaan yhdessä, miten ulkoistettu HR voi tukea yrityksesi tarpeita ja auttaa rakentamaan joustavaa, hyvinvoivaa ja tehokasta organisaatiota.
Satu Edberg
HR- ja toimistopäällikkö satu.edberg@legalfolks.fi
p, +3840 531 1542